Menulis email bisnis dalam bahasa Mandarin memang membutuhkan lebih dari sekadar menerjemahkan kata. Kamu perlu memahami struktur email, pilihan kosakata dan ungkapan yang sopan dan profesional. Hal ini penting karena cara kita berkomunikasi dalam situasi profesional tentu berbeda dengan saat mengobrol bersama teman.
Selain pilihan kata, struktur email juga perlu diperhatikan. Mulai dari subjek, sapaan, pembukaan, isi pesan, sampai bagian penutup sebaiknya dibuat dengan jelas supaya penerima nggak perlu nebak-nebak maksud pesanmu. Penggunaan panggilan seperti 先生 (xiānshēng), 女士 (nǚshì), atau jabatan seperti 经理 (jīnglǐ) juga bisa disesuaikan dengan siapa yang kamu hubungi.
Lalu, bagaimana sih cara menulis email bisnis dalam bahasa Mandarin yang sopan dan tetap mudah dipahami? Yuk, simak beberapa tips berikut!
Cara Menulis Email Bisnis dalam Bahasa Mandarin
Sebenarnya, menulis email bisnis dalam bahasa Mandarin bisa dipelajari secara bertahap. Kamu nggak harus langsung hafal semua kosakata formal yang ada. Hal pertama yang paling penting adalah memahami terlebih dahulu bagian-bagian utama dalam email, tahu kapan harus menggunakan bahasa yang lebih sopan, dan menyampaikan informasi dengan jelas. Supaya lebih gampang, berikut beberapa cara yang bisa kamu perhatikan saat menulis email bisnis dalam bahasa Mandarin:
1. Buat Judul Email yang Singkat dan Jelas
Sebelum memikirkan isi email, jangan lupa perhatikan bagian subjek email terlebih dahulu. Dalam bahasa Mandarin, subjek email disebut 主题 (zhǔtí). Bagian ini sebaiknya dibuat singkat, tetapi tetap memberi gambaran tentang isi email. Bayangkan jika penerima sedang buka banyak email dalam satu waktu, yang terlihat dan langsung dibaca adalah bagian subjek ini. Jadi, hindari judul yang terlalu umum seperti “Halo” atau “Tentang Kerja Sama”.
Misalnya, kalau kamu ingin mengirim proposal kerjasama, kamu bisa menggunakan:
主题：合作提案
Zhǔtí: Hézuò tí’àn
Subjek: Proposal Kerja Sama
Sederhana, kan? Yang penting penerima bisa langsung memahami tujuan email tanpa harus membukanya terlebih dahulu.
2. Pilih Sapaan Sesuai dengan Penerima
Setelah subjek, masuk ke bagian yang nggak kalah penting, yaitu sapaan. Dalam komunikasi profesional berbahasa Mandarin, cara menyapa seseorang bisa menunjukkan tingkat kesopanan sekaligus hubunganmu dengan penerima. Salah satu ungkapan yang umum digunakan adalah 尊敬的 (zūnjìng de). Ungkapan ini bisa ditempatkan sebelum nama atau jabatan penerima. Kamu juga bisa menggunakan 您好 (nín hǎo) sebagai salam pembuka yang lebih sopan.
Kalau kamu mengetahui nama dan jabatan penerima, jabatan bisa diletakkan setelah nama keluarga. Contohnya:
尊敬的王经理:
Zūnjìng de Wáng jīnglǐ
Yth. Manajer Wang,
Penggunaan jabatan seperti 经理 (jīnglǐ) bisa membuat sapaan terasa lebih profesional. Sementara itu, 先生 (xiānshēng) dan 女士 (nǚshì) dapat digunakan ketika kamu ingin menyapa penerima dengan “Tuan” atau “Nyonya/Nona” secara lebih formal. Kalau belum terlalu mengenal penerimanya, lebih baik pilih sapaan yang sopan daripada terlalu santai.
Sebelum menyampaikan tujuan, bisa juga diawali dengan perkenalan diri
我是 (NAMA PERUSAHAAN)公司的 (POSISI) (NAME)
3. Sampaikan Tujuan Email Sejak Awal
Kalau sudah menyapa, jangan berlama-lama di bagian pembuka. Langsung beritahu penerima kenapa kamu mengirim email tersebut. Tujuannya bisa macam-macam. Mungkin kamu ingin memperkenalkan perusahaan, menawarkan kerja sama, meminta informasi, mengirim dokumen, atau menindaklanjuti pembicaraan yang sebelumnya sudah dilakukan.
Kamu bisa menggunakan pola seperti:
特此联系您，是想…
Tècǐ liánxì nín, shì xiǎng…
(Saya menghubungi Anda karena ingin…)
Pola ini cukup fleksibel dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Misalnya, kamu ingin menghubungi calon partner mengenai sebuah proyek, lalu di bagian akhirnya bisa diisi dengan topik yang ingin dibahas. Dengan menjelaskan tujuan dari awal, penerima bisa langsung memahami konteks email tanpa harus baca paragraf yang panjang.
4. Gunakan Bahasa yang Sopan di Bagian Isi
Setelah menjelaskan tujuan email, baru masuk masuk ke informasi utama. Di bagian ini, usahakan jangan memasukkan terlalu banyak hal dalam satu paragraf. Kalau ada beberapa informasi berbeda, pisahkan supaya email jadi lebih gampang dibaca. Pemilihan kata juga harus diperhatikan. Kamu bisa menggunakan 您 (nín) saat menyapa penerima sebagai bentuk bahasa yang lebih sopan karena biasanya ini lebih cocok digunakan ketika berkomunikasi dengan klien, atasan, atau orang yang belum terlalu dekat.
Selain itu, kalau kamu sedang meminta sesuatu, usahakan jangan membuat kalimat yang terdengar seperti perintah. Sampaikan aja apa permintaanmu dengan cara yang lebih halus dan tetap sertakan informasi yang dibutuhkan. Misalnya, kalau kamu meminta penerima memeriksa dokumen, jelaskan dokumen apa yang perlu diperiksa dan apa yang diharapkan setelahnya. Jadi, penerima pun nggak perlu bertanya lagi hanya karena informasinya kurang lengkap.
Baca Juga: Kosakata Mandarin yang Sering Dipakai dalam Dunia Pekerjaan
7 Tips Translate Hanzi Mandarin ke Indonesia dengan Akurat
5. Jelaskan Lampiran dengan Jelas
Kalau kamu mengirim dokumen bersama email, jangan sampai penerima harus nebak-nebak isi file apa yang kamu lampirkan. Kamu bisa menuliskan nama atau jenis dokumennya di dalam email secara singkat agar penerima tahu apa yang perlu mereka periksa. Salah satu contoh kalimat yang bisa digunakan, misalnya;
附件是我们公司的介绍，请您查阅。
Fùjiàn shì wǒmen gōngsī de jièshào, qǐng nín cháyuè.
(Terlampir profil perusahaan kami. Silakan diperiksa.)
Dengan kamu menyebutkan lampiran secara langsung, penerima jadi tahu bahwa ada file yang perlu dibuka. Kalau dokumen yang dikirim lebih dari satu, kamu juga bisa menyebutkan masing-masing file agar lebih jelas.
6. Tutup Email dengan Ungkapan yang Sopan
Setelah kamu menyampaikan semua informasi, jangan lupa tutup email dengan kalimat yang sesuai dan terdengar sopan. Kalau kamu sedang menunggu respons dari penerima misalnya kamu bisa menggunakan:
期待您的回复。
qī dài nín de huí dá
(Kami menantikan balasan Anda.)
Ungkapan seperti ini bisa dipakai saat memang ada hal yang perlu ditindaklanjuti oleh penerima. Sedangkan, untuk komunikasi yang lebih resmi, kamu mungkin bisa memakai:
此致敬礼！
Cǐzhì jìnglǐ!
(Hormat kami / Salam hormat.)
Ungkapan ini seringkali ditemukan dalam surat atau komunikasi resmi. Jadi, nggak berarti kamu harus selalu menggunakannya di setiap email bisnis. Pilih penutup yang sekiranya paling sesuai antara hubunganmu dengan penerima dan konteks emailnya.
7. Cantumkan Identitas di Bagian Signature
Terakhir, jangan lupa mencantumkan identitas kamu di bagian akhir email. Setidaknya, penerima perlu tahu siapa yang mengirimkan pesan dari perusahaan mana, dan bagaimana cara menghubungimu jika diperlukan. Kalau email bisnis, informasi seperti jabatan, nama perusahaan, nomor telepon, dan alamat email bisa dicantumkan di bagian signature.
Di bagian ini mungkin terlihat sederhana, tetapi cukup penting karena email yang kamu kirim bukan cuma mewakili diri tapi juga bisa menjadi bagian dari komunikasi perusahaan. Jadi, pastikan informasi yang dicantumkan sudah benar dan mudah dibaca sekaligus dipahami.
Baca Juga: 10 Tips Ampuh Belajar Bahasa Mandarin Sehari-hari untuk Pemula
Contoh Email Bisnis dalam Bahasa Mandarin yang Benar
Setelah mengetahui bagian-bagian pentingnya, sekarang coba lihat bagaimana semuanya disusun dalam satu email. Misalnya, kamu bekerja di bagian pemasaran sebuah perusahaan dan ingin menghubungi perusahaan lain untuk menawarkan peluang kerjasama. Contohnya bisa seperti berikut ini:
主题：合作项目提案
(Subjek: Proposal Kerja Sama)
尊敬的王经理：
(Yth. Manajer Wang:)
您好！
(Halo!)
我是Cooling公司的市场部经理李娜。我们希望与贵公司洽谈一个合作项目。
(Saya Li Na, Manajer Departemen Pemasaran dari Cooling Company. Kami berharap dapat membicarakan peluang kerja sama dengan perusahaan Anda.)
我们的团队目前正在寻找长期合作伙伴，希望有机会与贵公司进一步交流。附件是我们公司的介绍，请您查阅。
(Saat ini, tim kami sedang mencari mitra kerja sama jangka panjang dan berharap bisa berdiskusi lebih lanjut dengan perusahaan Anda. Terlampir profil perusahaan kami untuk Anda periksa.)
如有任何疑问，请随时与我联系。期待您的回复。
(Jika ada pertanyaan, silakan hubungi saya kapan saja. Kami menantikan balasan Anda.)
此致
敬礼！
(Hormat kami,)
李娜
(Li Na)
市场部经理
(Manajer Departemen Pemasaran)
Cooling公司
(Cooling Company)
电话：123-456-7890
(Telepon: 123-456-7890)
邮箱：lina@cooling.com
(Email: lina@cooling.com)
Kalau diperhatikan, setiap bagian punya fungsinya masing-masing. 主题 menentukan topik email, kemudian email dibuka dengan 尊敬的王经理 dan 您好 sebagai sapaan yang sopan. Setelah itu, pengirim langsung memperkenalkan diri sekaligus menjelaskan alasan menghubungi penerima. Informasi mengenai rencana kerja sama kemudian disampaikan secara singkat, lalu diikuti keterangan bahwa ada profil perusahaan yang dilampirkan.
Di bagian akhir, 期待您的回复 digunakan untuk menunjukkan bahwa pengirim menunggu respons dari penerima. Email kemudian ditutup dengan 此致敬礼, sebelum dilanjutkan dengan nama, jabatan, perusahaan, dan informasi kontak.
Tentu saja, contoh di atas bukan satu-satunya format yang bisa digunakan. Struktur dan pilihan katanya tetap bisa disesuaikan dengan siapa penerimanya, seberapa formal situasinya, dan apa tujuan email yang ingin kamu kirim.
Baca Juga: 10+ Variasi Ucapan Sapaan dalam Bahasa Mandarin yang Bisa Dipelajari
Menulis email bisnis dalam bahasa Mandarin memang membutuhkan sedikit perhatian ekstra, terutama pada pilihan kata, sapaan, dan susunan kalimatnya, supaya nggak bikin bingung si penerima. Tapi, kalau udah memahami struktur dasarnya, kamu nggak perlu merasa bingung setiap kali harus membuat email dalam bahasa Mandarin. Mulai saja dari pola sederhana, lalu sesuaikan isinya dengan siapa penerimanya dan apa tujuan email tersebut.
Kalau kamu ingin belajar bahasa Mandarin dengan lebih terarah, ICAN Learning Centre bisa jadi salah satu pilihan untuk bantu kamu mengembangkan kemampuan bahasa Mandarin. Lewat kelas bahasa Mandarin di ILC, kamu nggak hanya fokus pada hafalan kosakata, namun juga membiasakan diri memahami dan menggunakan kata-kata tersebut dalam situasi nyata. Dengan materi dan latihan yang sesuai kebutuhan, belajar Mandarin bisa terasa lebih ringan, lebih praktis, dan pastinya nggak sesulit yang kamu bayangkan.
