Memo atau memorandum itu ibarat pesan singkat versi resmi yang dipakai di lingkungan kantor atau organisasi. Memo umumnya ditulis secara ringkas, langsung pada tujuan, dan tidak memerlukan salam pembuka atau penutup formal seperti surat bisnis. Namun, jika memo disampaikan melalui email, salam pembuka dapat digunakan sesuai kebutuhan dan kebiasaan organisasi.
Fungsi utamanya adalah buat berbagi informasi penting secara cepat ke rekan kerja atau atasan. Biasanya, memo dipakai kalau mau mengumumkan aturan baru, memberi instruksi kerja, mengingatkan jadwal rapat, atau sekadar kasih info singkat antar-tim.
Jenis Memorandum Bahasa Inggris
Berikut adalah jenis-jenis memorandum dalam bahasa Inggris beserta penjelasan dan contoh kalimatnya :
1. Recommendation Memo (Memo Rekomendasi)
Recommendation Memo (Memo Rekomendasi) adalah jenis pesan internal yang dibuat khusus untuk menyampaikan ide, usulan, atau solusi atas suatu masalah di lingkungan kerja. Berbeda dengan memo instruksi yang sifatnya memberi perintah dari atasan ke bawahan, memo ini justru lebih bersifat persuasif dan terbuka, sering kali dikirim oleh staf atau tim kepada pihak manajemen.
Isi dari memo ini biasanya berfokus pada langkah-langkah perbaikan demi kemajuan perusahaan, seperti usulan efisiensi kerja, ide inovasi produk, atau solusi untuk menghemat anggaran. Lewat Recommendation Memo, ide-ide kreatif bisa disampaikan secara rapi dan profesional sehingga lebih mudah dipertimbangkan oleh pembuat keputusan.
Contohnya :
MEMORANDUM
To: All Department Managers
From: David Miller, Operations Supervisor
Date: October 15, 2026
Subject: Suggestion for Implementing Weekly 15-Minute Sync Meetings
Dear Team,
To improve project coordination and reduce internal email overload, I suggest we implement a weekly 15-minute stand-up meeting every Monday morning.
I believe this brief session will help us align our weekly priorities, address urgent roadblocks early, and keep communication transparent across departments.
Please let me know your thoughts on this idea by this Friday so we can trial it next week. Thank you for your time and cooperation.
2. Confirmation Memo (Memo Konfirmasi)
Confirmation memo atau memo konfirmasi adalah jenis memo yang dipakai untuk meresmikan hasil kesepakatan, instruksi, atau keputusan yang sebelumnya cuma dibahas secara lisan, seperti lewat telepon atau obrolan saat rapat. Karena obrolan lisan gampang dilupakan atau disalahpahami, memo konfirmasi berfungsi sebagai dokumentasi tertulis atas keputusan, kesepakatan, atau instruksi yang sebelumnya dibahas secara lisan. Dengan demikian, pihak-pihak yang terlibat memiliki acuan yang jelas untuk menghindari kesalahpahaman dan menindaklanjuti keputusan tersebut.
Fokus utama dari memo konfirmasi ini adalah mengulang kembali poin-poin penting dan detail keputusan yang sudah disetujui bersama. Dengan begitu, semua pihak yang terlibat punya pemahaman yang sama, terhindar dari salah paham, dan punya acuan yang jelas untuk melangkah ke tahap pekerjaan berikutnya.
Contohnya :
MEMORANDUM
To : David Miller, Marketing Manager
From : Jessica Wong, Project Director
Dare : October 15, 2026
Subject : Confirmation of Project Kickoff Meeting
This memo serves to confirm our upcoming meeting to discuss the strategy for the Q4 marketing campaign.
- Date : October 18, 2026
- Time : 10:00 AM – 11:30 AM
- Location : Meeting Room B / Virtual via Zoom
Please review the attached preliminary agenda before the session. Kindly reply to this memo by tomorrow morning to confirm your attendance or if you need to reschedule.
Thank you for your cooperation.
3. Request Memo (Memo Permintaan)
Request memo atau memo permintaan adalah jenis pesan internal yang dipakai saat kamu membutuhkan tindakan, informasi, persetujuan, atau bantuan dari rekan kerja maupun divisi lain. Sifatnya straightforward alias langsung pada tujuan, sehingga penerima memo bisa langsung tahu apa yang kamu butuhkan tanpa harus menebak-nebak.
Fokus utama dari memo ini adalah menyampaikan permintaan secara jelas, sopan, dan terstruktur. Biasanya, request memo dilengkapi dengan detail tenggat waktu (deadline) dan alasan pendukung, sehingga pihak yang dituju bisa merespons serta memproses permintaan tersebut dengan cepat dan efisien.
Contohnya :
MEMORANDUM
To: John Smith, Finance Director
From: Jane Doe, IT Department Head
Dare: October 15, 2026
Subject: Request for Additional Budget Allocation
Body:
Dear John,
I am writing to formally request an additional budget of $1,500 to purchase three replacement monitors and cables for the engineering team. Our current inventory is damaged due to power surges last week, and these items are urgently needed to prevent work delays.
Could you please review and approve this request by Monday, October 19?
Baca Juga: 7 Cara Tepat Menulis Email Bisnis dalam Bahasa Mandarin
7 Cara Tepat Menulis Laporan Bisnis dalam Bahasa Inggris
Cara Menulis Struktur Memorandum yang Tepat
Agar mudah dipahami oleh penerima, memorandum perlu disusun dengan struktur yang sistematis. Berikut bagian-bagian memorandum beserta cara menulisnya dengan tepat :
1. Subjek (Subject)
Subjek (Subject) dalam struktur memorandum adalah baris judul singkat di bagian header yang berfungsi memberikan gambaran serba cepat tentang isi pesan. Karena sifatnya sebagai pintu utama, penulisan subjek dibuat ringkas dan padat agar penerima bisa langsung paham topik yang dibahas tanpa harus membaca keseluruhan isi memo terlebih dahulu.
Penulisan subjek yang jelas juga sangat membantu penerima dalam memprioritaskan pesan yang masuk, terutama di tengah kesibukan kantor. Dibandingkan pakai judul yang samar seperti “Laporan”, subjek yang spesifik seperti “Usulan Efisiensi Anggaran Q3” bakal jauh lebih efektif, mudah dilacak, dan memancing respons yang lebih cepat dari penerima memo.
2. Heading (Judul)
Heading (Judul/Kepala Bagian) dalam struktur dokumen atau tulisan berfungsi sebagai penanda utama yang membagi teks menjadi beberapa bagian atau topik yang teratur. Dalam konteks memorandum (header), heading mencakup informasi kunci pengiriman seperti To, From, Date, dan Subject.
Secara garis besar, penggunaan heading membantu pembaca memindai (scanning) isi dokumen dengan cepat, memahami alur tulisan, serta menemukan poin-poin penting tanpa harus membaca seluruh teks dari awal hingga akhir.
3. Penerima (To)
Penerima (To) dalam struktur memorandum adalah bagian pada header yang menunjukkan secara jelas kepada siapa memo tersebut ditujukan. Bagian ini memastikan bahwa pesan disampaikan kepada orang, tim, atau divisi yang tepat di dalam organisasi.
Penulisan penerima harus dilakukan secara spesifik dengan menyertakan nama terang beserta jabatannya (seperti “To: Budi Santoso, Head of Marketing”), atau ditujukan langsung ke kelompok tertentu (seperti “To: All Staff”). Hal ini penting agar penerima langsung merasa bertanggung jawab untuk membaca dan menindaklanjuti isi memo tersebut.
4. Pengirim (From)
Pengirim (From) dalam struktur memorandum adalah bagian pada header yang menjelaskan identitas pihak yang membuat atau mengeluarkan memo tersebut. Bagian ini penting untuk menunjukkan asal-usul pesan serta wewenang di balik informasi atau instruksi yang disampaikan.
Penulisannya biasanya mencantumkan nama lengkap beserta jabatan pengirim (seperti “From: Rina Wijaya, HR Manager”). Selain memberikan kejelasan bagi penerima tentang siapa yang harus dihubungi jika ada pertanyaan, pencantuman identitas pengirim juga memberi bobot tanggung jawab pada isi memo tersebut.
5. Penerima Tambahan (CC / Carbon Copy)
Penerima Tambahan (CC / Carbon Copy) dalam struktur memorandum adalah baris opsional pada header yang digunakan untuk memberikan tembusan pesan kepada pihak lain di luar penerima utama. Bagian ini biasanya ditandai dengan tulisan CC (Carbon Copy).
Fungsi utamanya adalah untuk menjaga agar pihak-pihak terkait seperti atasan, manajer divisi lain, atau anggota tim tetap mendapatkan informasi (keep in the loop) tanpa menuntut mereka untuk mengambil tindakan langsung. Dengan mencantumkan penerima tambahan, komunikasi internal di dalam organisasi jadi lebih transparan dan terkoordinasi dengan baik.
6. Tanggal (Date)
Tanggal (Date) dalam struktur memorandum adalah bagian pada header yang mencatat waktu tepat saat memo tersebut dibuat atau diterbitkan. Bagian ini penting sebagai penanda waktu yang resmi dalam sistem arsip dan administrasi kantor.
Pencantuman tanggal membantu penerima mengetahui seberapa baru informasi yang disampaikan serta mempermudah pelacakan dokumen di masa mendatang. Selain itu, tanggal juga menjadi acuan penting jika memo tersebut memuat tenggat waktu (deadline) atau instruksi yang harus segera dilaksanakan.
7. Isi Utama (Body)
Isi Utama (Body) dalam struktur memorandum adalah bagian paling penting yang memuat seluruh informasi, instruksi, atau gagasan yang ingin disampaikan. Bagian ini biasanya disusun secara ringkas dan langsung pada inti permasalahan (to the point) tanpa menggunakan kalimat pembuka yang terlalu panjang.
Agar tersampaikan dengan jelas, isi utama umumnya dibagi menjadi tiga bagian sederhana yaitu pendahuluan (menjelaskan alasan atau latar belakang memo dibuat), detail pesan (rincian fakta, poin penting, atau usulan), dan penutup (berisi tindakan yang diharapkan atau tenggat waktu pengerjaan).
8. Lampiran (Attachments / Enclosures)
Lampiran (Attachments / Enclosures) dalam struktur memorandum adalah bagian tambahan yang terletak di bagian bawah memo (footer). Bagian ini digunakan untuk memberi tahu penerima bahwa ada dokumen pendukung lain yang disertakan bersama memo tersebut, seperti laporan keuangan, grafik, jadwal kegiatan, atau proposal.
Pencantuman lampiran biasanya ditulis ringkas seperti “Attachment: Laporan_Keuangan_Q3.pdf”—sangat penting agar isi memo utama tetap singkat dan padat. Dengan begitu, detail data yang panjang tidak menumpuk di badan memo, namun penerima tetap bisa mengakses dokumen pendukungnya dengan mudah jika dibutuhkan.
Baca Juga: Cara Menolak Tawaran Kerja dalam Bahasa Inggris dengan Sopan
Secara keseluruhan, memahami struktur dan cara penulisan memorandum yang benar mulai dari header hingga body sangatlah penting agar komunikasi bisnis internal di tempat kerja berjalan profesional, efisien, dan bebas salah paham. Untuk kamu yang berencana meningkatkan kemampuan bahasa Inggris terutama untuk tujuan karir, ICAN Learning Centre (ILC) bisa jadi pilihan tepat.
Melalui kelas Business English, kamu bisa lebih mudah meningkatkan kemampuan bahasa Inggris dalam berbagai aspek. Dengan bimbingan profesional dari tutor berpengalaman, kamu bisa memaksimalkan penguasaan kosakata untuk bisnis. Gabung sekarang dan tingkatkan karir kamu!
