Formal letter adalah surat resmi yang digunakan untuk menyampaikan informasi, permohonan, keluhan, hingga berbagai keperluan profesional lainnya. Surat ini umumnya ditujukan kepada pihak luar seperti perusahaan, instansi pemerintah, lembaga pendidikan, maupun kolega yang memiliki hubungan kerja formal.
Untuk menjaga kesantunan dan profesionalisme, formal letter disusun menggunakan bahasa yang sopan, jelas, dan terstruktur rapi. Penyampaiannya yang lugas tanpa basa-basi membantu penerima memahami maksud serta tujuan pesan secara tepat dan efisien.
Jenis-Jenis Formal Letter
Berikut adalah jenis-jenis formal letter yang paling umum digunakan dalam dunia profesional beserta fungsi dan contoh penerapannya yang dapat kamu gunakan untuk keperluan kerja :
1. Inquiry Letter (Surat Permintaan Informasi)
Inquiry letter adalah surat resmi yang dipakai untuk meminta informasi lengkap mengenai produk, katalog, harga, atau syarat pembayaran dari sebuah perusahaan. Surat ini pas banget kamu gunakan saat ingin membandingkan penawaran sebelum memutuskan untuk membeli.
Agar mendapat respons yang cepat dan akurat, tulis surat ini dengan bahasa yang sopan, lugas, dan langsung ke inti pertanyaan. Semakin jelas detail barang atau informasi yang kamu minta, semakin mudah bagi pihak pemasok untuk memberikan jawaban yang tepat sesuai kebutuhanmu.
Contoh:
Subject : Inquiry Regarding Product Catalog and Wholesale Pricing
Dear Sales Team,
I am writing to request more information about your office furniture products. We are currently planning to renovate our office and would like to review your latest catalog along with the wholesale price list.
Could you also please provide details regarding delivery lead times and minimum order quantities for bulk purchases?
Thank you for your time and assistance. We look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
Rina.
2. Complaint Letter (Surat Keluhan)
Complaint letter adalah surat resmi yang dipakai untuk menyampaikan ketidakpuasan terhadap produk atau layanan yang kamu terima. Walaupun sifatnya menyampaikan komplain, surat ini tetap harus ditulis dengan sopan, objektif, dan profesional.
Tujuan utamanya adalah mencari solusi terbaik, seperti perbaikan layanan, ganti rugi, atau penggantian barang. Kalau kamu menjelaskan kendalanya secara jelas dan melampirkan bukti, pihak perusahaan pun bisa langsung paham dan meresponsnya dengan cepat.
Subject : Complaint Regarding Damaged Goods – Order #89201
Dear Customer Support Team,
I am writing to express my disappointment regarding order #89201, which I received on October 15, 2026. Upon opening the package, I discovered that two of the ceramic mugs were broken.
I have attached photos of the damaged items and the delivery receipt for your reference. I would appreciate it if you could send replacement items or issue a full refund for the damaged products at your earliest convenience.
Thank you for your attention to this matter. I look forward to your prompt response.
Sincerely,
Jason.
3. Sales Letter (Surat Penawaran/Promosi)
Sales letter adalah surat bisnis yang digunakan untuk mempromosikan produk, jasa, atau penawaran menarik kepada calon pembeli. Surat ini bertujuan untuk menarik perhatian pembaca sekaligus membujuk mereka agar tertarik bertransaksi.
Agar hasil promosinya maksimal, sales letter ditulis dengan bahasa yang persuasif, komunikatif, dan berfokus pada manfaat produk bagi pelanggan. Dengan menyampaikan keunggulan serta solusi yang ditawarkan secara jelas, calon pembeli akan lebih terdorong untuk segera mengambil tindakan.
Contoh :
Subject : Special Offer: Boost Your Team’s Productivity with ILC!
Dear Mr. Pratama,
Are you looking for an effective way to improve your team’s English communication skills in the workplace?
At ICAN Learning Centre, we offer tailored corporate language training designed to enhance professional fluency and confidence. For this month only, we are pleased to offer an exclusive 20% discount on all group training programs for your company.
Attached is our service brochure for your review. Feel free to contact us at support@icanlearningcentre.com to schedule a free consultation session.
Best regards,
Jess.
ICAN Learning Centre
4. Job application letter (surat lamaran kerja)
Job application letter (surat lamaran kerja) adalah surat resmi yang kamu kirimkan bersama CV saat melamar pekerjaan. Surat ini menjadi salam perkenalan pertama sekaligus wadah untuk menunjukkan alasan kenapa kamu adalah kandidat yang tepat untuk posisi tersebut.
Lewat surat ini, kamu bisa menyoroti pengalaman, keahlian, dan pencapaian terbaikmu yang paling relevan. Tampilan surat yang rapi, ringkas, dan antusias akan membuat perekrut terkesan dan memperbesar peluangmu untuk diundang ke tahap wawancara.
Contoh :
Subject : Job Application – Social Media Specialist – Hanum
Dear Hiring Manager,
I am writing to express my strong interest in the Social Media Specialist position at your company, as advertised recently. With my background in communication studies and extensive experience in scriptwriting and content creation, I am confident in my ability to contribute effectively to your team.
In my previous roles, I have successfully managed social media campaigns, created engaging instructional content, and developed copy that increased audience interaction. I am eager to bring my skills in content strategy and creative writing to support your company’s growth.
Please find my attached resume for your review. Thank you for your time and consideration. I welcome the opportunity to discuss my qualification further in an interview.
Sincerely,
Risa.
Baca Juga: 5+ Contoh Penulisan Salam Penutup Surat dalam Bahasa Inggris yang Benar
5. Order Letter (Surat Pemesanan)
Order letter (surat pemesanan) adalah surat resmi yang dikirimkan oleh pembeli kepada penjual atau pemasok untuk memesan barang maupun produk tertentu. Surat ini menjadi bukti transaksi tertulis yang sah agar barang yang dikirim sesuai dengan spesifikasi yang kamu butuhkan.
Di dalam surat ini, kamu perlu mencantumkan detail pesanan secara jelas, seperti rincian barang, jumlah, kode produk, harga, metode pembayaran, hingga alamat pengiriman. Dengan informasi yang pasti, proses pemrosesan pesanan pun jadi lebih cepat dan meminimalkan risiko kesalahan pengiriman.
Contoh :
Subject: Purchase Order for Office Supplies – Order #402
Dear Sales Department,
I would like to place an order for the following items based on your latest catalog:
A4 Copy Paper (80gsm) – 10 Boxes
Ergonomic Office Chairs (Model EC-02) – 5 Units
Please ship the items to our office address at Jl. Sudirman No. 45, Jakarta Selatan. As agreed, payment will be transferred upon receipt of the invoice.
Kindly confirm receipt of this order and let us know the estimated delivery date.
Thank you for your cooperation.
Sincerely,
Rose.
6. Resignation Letter (Surat Pengunduran Diri)
Resignation letter (surat pengunduran diri) adalah surat resmi yang diajukan oleh seorang karyawan kepada atasan atau manajemen perusahaan untuk memberitahukan bahwa ia akan berhenti bekerja. Surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan tertulis yang sah secara profesional sekaligus menjaga hubungan baik dengan pihak perusahaan.
Dalam penulisannya, surat ini mencakup tanggal efektif pengunduran diri, ucapan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan, serta tawaran untuk membantu proses transisi pekerjaan. Penyampaian yang sopan dan jelas akan meninggalkan kesan positif serta menjaga profesionalisme kamu di dunia kerja.
Contoh :
Subject : Resignation Notice – Amanda Putri
Dear Mr. Pratama,
Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as Content Writer at PT Creative Nusantara. My last working day will be on November 15, 2026.
I would like to express my sincere gratitude for the opportunities I have had during my time with the company. I have truly enjoyed working with the team and appreciate the support provided to me throughout my tenure.
During my remaining time here, I am fully committed to ensuring a smooth transition of my duties and responsibilities. Please let me know how I can best assist during this period.
I wish the company continued success in the future.
Sincerely,
Amanda Putri
Content Writer
7. Apology Letter (Surat Permohonan Maaf)
Apology letter adalah surat resmi yang dikirimkan oleh instansi, perusahaan, atau merek untuk menyampaikan permohonan maaf secara tertulis atas kesalahan, keterlambatan, atau kendala layanan yang dialami pelanggan maupun mitra bisnis. Surat ini berfungsi untuk mengakui masalah yang terjadi sekaligus menjaga kepercayaan serta reputasi profesional perusahaan.
Dalam penulisannya, apology letter harus disampaikan dengan nada yang tulus, bertanggung jawab, dan lugas. Selain menjelaskan secara singkat penyebab kendala, surat ini juga sebaiknya memuat langkah konkret atau solusi yang diambil perusahaan agar masalah serupa tidak terulang kembali di masa mendatang.
Contoh :
Subject: Apology for Service Interruption – PT Digital Nusantara
Dear Valued Customer,
We are writing to sincerely apologize for the recent system outage that occurred on October 18, 2026. We understand that this unexpected disruption caused significant inconvenience to your daily operations, and for that, we are deeply sorry.
Our technical team has resolved the issue, and all systems are now fully operational. To prevent similar incidents from happening again, we have implemented additional infrastructure upgrades and system monitoring.
As a gesture of appreciation for your patience, we have applied a 15% discount to your next monthly bill. If you have any further questions or require assistance, please do not hesitate to contact our support team.
Thank you for your understanding and continued support.
Sincerely,
Budi Santoso
Customer Relations Manager
PT Digital Nusantara
Baca Juga: Mengenal Format Surat Internasional dan Tips Menulisnya
Struktur Penulisan Formal Letter yang Tepat
Agar surat resmi (formal letter) kamu terlihat profesional, mudah dibaca, dan sesuai dengan standar bisnis internasional, penulisan strukturnya harus disusun secara sistematis.
Berikut adalah urutan struktur penulisan formal letter yang tepat beserta contoh dan fungsinya :
1. Sender’s Information (Informasi Pengirim)
Sender’s information (informasi pengirim) adalah bagian awal dalam surat resmi yang memuat identitas penting pengirim, seperti nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, alamat, hingga kontak yang bisa dihubungi. Bagian ini berfungsi untuk memberi kejelasan kepada penerima mengenai siapa yang menyampaikan pesan tersebut.
Selain sebagai identitas awal, informasi ini juga memudahkan penerima saat ingin memberikan balasan atau melakukan konfirmasi balik. Dengan mencantumkan data yang akurat dan jelas, komunikasi bisnis dapat terjalin dengan lebih lancar, efisien, dan profesional.
Contoh penulisannya :
John Doe
123 Business Rd., Suite 100
New York, NY 10001
johndoe@email.com
(555) 019-2834
2. Date (Tanggal)
Date (tanggal) adalah elemen penting dalam surat resmi yang menunjukkan kapan surat tersebut dibuat atau dikirimkan. Pencantuman tanggal ini memberikan kepastian waktu sehingga pesan yang disampaikan memiliki acuan yang jelas sejak awal.
Selain itu, tanggal sangat penting untuk keperluan dokumentasi, pengarsipan, dan tindak lanjut komunikasi. Informasi ini memudahkan kedua belah pihak dalam melacak riwayat korespondensi serta menentukan tenggat waktu atau deadline dari respons yang diharapkan.
Contoh penulisan :
October 19, 2026 (Format Amerika) atau 19 October 2026 (Format Inggris)
3. Recipient’s Information (Informasi Penerima / Inside Address)
Recipient’s information (inside address) adalah bagian dalam surat resmi yang memuat rincian identitas penerima, seperti nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, serta alamat tujuan. Bagian ini ditulis secara jelas untuk memastikan surat tepat sasaran sejak awal.
Fungsi utamanya adalah mengarahkan pesan agar langsung sampai ke orang atau divisi yang berwenang di perusahaan target. Selain itu, informasi ini menjadi rekam jejak yang penting dalam pengarsipan internal, sehingga korespondensi bisnis dapat terdokumentasi dengan rapi.
Contoh penulisan :
Jane Smith
Human Resources Manager
Acme Corporation
456 Corporate Blvd.
Metropolis, NY 10002
4. Salutation (Salam Pembuka)
Salutation (salam pembuka) adalah sapaan awal dalam surat resmi yang digunakan untuk menyapa penerima dengan cara yang sopan dan profesional. Bagian ini memberikan kesan pertama yang baik dan membangun nada komunikasi yang santun sejak awal surat.
Dalam penulisannya, jika kamu mengetahui nama penerima, disarankan untuk menggunakan nama belakang (last name) yang diawali dengan kata sapaan seperti Dear. Namun, jika nama penerima tidak diketahui, kamu bisa menggunakan sapaan umum yang tetap formal seperti Dear Hiring Manager atau Dear Sales Team.
Contoh penulisan :
- Dear Ms. Smith,
- Dear Selection Committee, (Jika tidak tahu nama spesifiknya)
5. Body of the Letter (Isi Surat)
Body of the letter (isi surat) adalah bagian inti tempat kamu menyampaikan maksud dan tujuan utama dari surat yang dikirimkan. Agar pesan tersampaikan dengan jelas dan profesional, bagian ini biasanya disusun secara sistematis menjadi tiga paragraf utama.
Pertama, bagian pembuka langsung menyampaikan tujuan utama penulisan surat. Kedua, bagian isi menjelaskan detail, alasan, atau argumen pendukung secara rinci. Terakhir, bagian penutup memuat ajakan bertindak (call to action), harapan tindak lanjut, serta ucapan terima kasih atas perhatian penerima.
Contoh penulisan :
Pembuka : I am writing to formally apply for the Marketing Specialist position at Acme Corporation…
Isi : With over five years of experience in digital marketing, I have successfully managed campaigns that increased brand engagement by 30%…
Penutup : Thank you for considering my application. I look forward to the possibility of discussing how my skills line up with your needs…
6. Complimentary Close (Salam Penutup)
Complimentary closing (salam penutup) adalah bagian yang digunakan untuk mengakhiri surat dengan nada yang sopan, hangat, dan profesional sebelum dibubuhi tanda tangan. Elemen ini berfungsi memberikan penutup yang rapi sekaligus meninggalkan kesan positif di akhir komunikasi. Dalam praktik korespondensi bisnis, penulisan salam penutup biasanya disesuaikan dengan tingkat keformalan surat.
Contoh penulisan :
Sincerely,
Respectfully,
Best regards,
7. Signature and Printed Name (Tanda Tangan dan Nama Jelas)
Signature and printed name (tanda tangan dan nama jelas) adalah bagian penutup yang berfungsi untuk mengesahkan surat secara legal maupun formal. Bagian ini menegaskan keberadaan pengirim yang bertanggung jawab penuh atas isi pesan yang disampaikan.
Dalam format penulisannya, sediakan ruang kosong di antara salam penutup dan nama terang untuk membubuhi tanda tangan fisik (jika surat dicetak) atau tanda tangan digital. Tepat di bawah tanda tangan, tuliskan nama lengkapmu secara jelas, yang dapat dilengkapi dengan jabatan profesional di bawahnya.
Contoh penulisan :
(Tanda tangan fisik/digital di sini)
John Doe
Senior Marketing Manager
Baca Juga: Cara Menulis Email Bahasa Inggris yang Tepat & Profesional
Panduan penulisan formal letter (surat resmi) dalam bahasa Inggris ini mencakup berbagai jenis surat profesional mulai dari inquiry, complaint, sales, job application, order, resignation, hingga apology letter yang disusun secara terstruktur mulai dari sender’s information, date, recipient’s information, salutation, body of the letter, complimentary close, hingga signature. Untuk membantu kamu menguasai seni korespondensi bisnis dan penulisan bahasa Inggris profesional ini secara praktis, ICAN Learning Centre (ILC) menyediakan berbagai program pelatihan bahasa Inggris bisnis yang dirancang khusus agar kamu makin percaya diri dan mahir berkomunikasi di dunia kerja internasional.
